Việc thay đổi quản lý văn bản, tài liệu giấy sang trọng tài liệu số cho cân xứng xu gắng hiện nay. Thì người làm các bước quản lý tài liệu trước tiên đề nghị thực hiện chuyển đổi các file giấy thành file tàng trữ trên vật dụng tính. Vậy làm biện pháp nào để tiến hành việc đó? heckorea.com sẽ ra mắt các cách scan tư liệu thành tệp tin PDF giúp bạn giải quyết và xử lý vấn đề trên.
Bạn đang xem: Cách scan tài liệu thành file pdf
1. Phương pháp scan tư liệu thành file PDF trên máy tính xách tay là như vậy nào?
Cách scan tư liệu thành tệp tin PDF là hành vi thực hiện đến việc đổi khác tài liệu thô (giấy, văn bản…) thành tệp tin PDF để lưu trữ trên đồ vật tính. Vấn đề này nhằm mục đích một đích tàng trữ dữ liệu được đồng bộ. Góp việc share tài liệu dễ dàng và sút sự thất thoát theo thời hạn so với tài liệu giấy.
2. Scan tư liệu thành file PDF rước lại ích lợi gì?
Một vài lợi ích của việc tiến hành các cách scan tư liệu thành tệp tin PDF như sau:
Giúp lưu trữ, cất giữ tài liệu quan liêu trọngThực hiện tại cách scan tài liệu là giữa những bước đầu của số hóa tài liệu. Góp tài liệu được cất giữ và bảo quản lâu hơn. Cũng tương tự tránh được việc hư hỏng, thất lạc tốt hao hụt tư liệu theo thời gian. Tạo nên một môi trường số hóa dễ chịu và thoải mái trong bài toán lưu và quản lý dữ liệu cho doanh nghiệp.
Sau khi những tài liệu được biến hóa sang tệp tin PDF, người làm chủ có thể cài đặt mã truy vấn để thống trị các tập tin. Bài toán này bảo đảm an toàn sự bảo mật thông tin và an toàn cho bạn dùng.
Giúp tiết kiệm chi phí chi phíMột vào những chức năng của cách scan tư liệu thành tệp tin PDF là góp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách chi phí. Câu hỏi phải sản xuất hay thuê những kho chứa tài liệu hoặc tốn kém ngân sách chi tiêu cho câu hỏi in ấn và công sở phẩm. Thì tài liệu bằng file PDFsẽ góp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí được các ngân sách chi tiêu vừa nêu.
Việc tra cứu, tìm kiếm kiếm tài liệu dễ dãi hơnVới khối hệ thống tài liệu được sắp xếp khoa học và trực quan tiền thì việc tìm kiếm kiếm tài liệu dễ dàng hơn. Các thao tác cũng khá được đơn giản và update nhanh chóng hơn.
3. Phương pháp scan tư liệu thành tệp tin PDF trên máy vi tính chi tiết
Để triển khai cách scan tài liệu trên sản phẩm tính. Doanh nghiệp phải trang bị những thiết bị liên kết internet như: đồ vật tính, sản phẩm công nghệ scan, hoặc liên kết không dây… cho phù hợp với đơn vị mình.
Sau đó là hướng dẫn rứa thể cách scan tư liệu thành file PDF trên laptop như sau:
Bước 1: Đặt những tài liệu giấy mà bạn muốn chuyển sang PDFvào lắp thêm scan
Bước 2: nhấn vào vào nút Start biểu tượng dưới góc trái màn hình hiển thị -> nhấp vào lựa chọn Fax và Scan -> thừa nhận chuột chọn New Scan
Bước 3: Để có lẽ rằng máy scan đã sẵn sàng và được chọn, bạn nên thực hiện kiểm tra sự tương thích.
Bước 4: lựa chọn tài liệu mà bạn muốn lưu theo tệp tin Photo hoặc Documents thì vào size profile chọn lựa theo ý muốn
Bước 5: Còn nếu bạn muốn chọn thiết bị scan chúng ta cũng có thể lựa chọn máy ở trong phần Source với lựa lựa chọn một trong hai nhiều loại máy sau:
Feeder (khay nạp): nếu như muốn tài liệu được sinh sản thành một tập tin PDF thì lựa chọn máy này.Flatbed (Hình phẳng): Đối với phần đông máy có nắp đậy cần lật nắp thứ scan để tại vị giấy vào, thì lựa chọn máy này.Bước 6: dìm Click chuột vào biểu tượng scan với đặt văn bản bạn có nhu cầu scan lên máy tính xách tay -> Chọn File -> chọn nút Print -> cùng cọn Microsoft Print khổng lồ PDF -> sau khoản thời gian hoàn tất dấn chọn Print.
Bước 7: sau thời điểm scan chọn lựa nơi tàng trữ và để tên cho tài liệu mà bạn có nhu cầu lưu. Sau khi thao tác hết triển khai Save.
Xem thêm: Các Shark Tank Vietnam Mùa 2 Của Shark Tank Việt Nam, Best Of Shark Tank
Thực hiện những cách Scan tài liệu trên thứ tính là cách số hóa thứ nhất trong quy trình biến hóa số của Doanh nghiệp. Sau khi đã thực hiện hoàn tất bước số hóa này, Doanh nghiệp đề xuất lựa lựa chọn được phần mềm cai quản tài liệu chuyên nghiệp và công dụng nhất. Hãy tò mò thật kỹ và so sánh để xem xét lựa lựa chọn loại phần mềm phù hợp.
Một vài thao tác hướng đẫn cho cách scan tư liệu thành tệp tin PDF trên máy tính đơn giản mà heckorea.com phân chia sẻ. Hy vọng hoàn toàn có thể giúp người quản lý tài liệu thành công xuất sắc và hỗ trợ quá trình được xuất sắc hơn